2.1 Inleiding

Weten welke informatie je nodig hebt is cruciaal om te kunnen beginnen met zoeken. Daarom worden in Volledigheid en nauwkeurigheid eerst de belangrijkste criteria geïntroduceerd om de kwaliteit en efficiëntie van een zoekopdracht te definiëren.

Vervolgens wordt het proces van het definiëren en vinden van relevante documenten beschreven in Relevante resultaten definiëren en Een verzameling verwerken

Als je de belangrijkste criteria kent en weet welke resultaten nodig zijn, kun je een set documenten selecteren in Verzameling selecteren en weten wanneer de zoekopdracht kan worden voltooid in Wanneer klaar.

2.2 Volledigheid en nauwkeurigheid

Volledigheid en nauwkeurigheid zijn belangrijk voor de beoordeling van het zoekproces, omdat de kwaliteit en de efficiëntie van het zoekproces belangrijk zijn. Hoewel de volledigheid moeilijk te meten is, kan het toch worden gebruikt om de kwaliteit van jouw zoekproces te begrijpen.

In de praktijk is een 100% volledigheid en tegelijkertijd een 100% nauwkeurigheid niet mogelijk. Het zoekproces is daarom altijd een afweging tussen efficiëntie en kwaliteit.

Volledigheid is gedefinieerd als:

verhouding van gevonden relevante documenten en alle relevante documenten.

$$\text{volledigheid} = \frac{\text{gevonden relevante documenten}}{\text{alle relevante documenten}}$$

Nauwkeurigheid is gedefinieerd als:

verhouding van gevonden relevante documenten en alle gevonden documenten.

$$\text{nauwkeurigheid} = \frac{\text{gevonden relevante documenten}}{\text{alle gevonden documenten}}$$

De verzamelingen documenten die voor beide criteria worden gebruikt, zijn weergegeven in figuur 1.

Een goede kwaliteit van het zoekproces is in veel gevallen van belang. Bij bijvoorbeeld productontwikkeling is het van belang dat jouw vragen over de octrooi-informatie voor jouw ontwikkeling volledig worden beantwoord. Het missen van een relevant document kan leiden tot onnodige ontwikkelingen of tot het niet kunnen verkopen van een product. Dit kan ernstige financiële gevolgen hebben.

De volledigheid is daarom een goed criterium om de kwaliteit van het zoekproces te beoordelen. Normaal gesproken kan de gehaalde volledigheid alleen worden geschat door het zoekproces opnieuw uit te laten voeren door een andere persoon. Het is dus geen criterium waarmee eenvoudig de kwaliteit van het zoekproces kan worden beoordeeld. In de volgende paragrafen wordt beschreven hoe je met het volledigheidscriterium kan werken.

De efficiëntie van een zoekproces heeft een belangrijk effect op de kosten van het zoekproces. Voor het beoordelen van de efficiëntie kan het nauwkeurigheidscriterium worden gebruikt. Dit kan eenvoudig worden gemeten nadat het zoeken is voltooid door het totaal aantal geselecteerde documenten te vergelijken met de relevante documenten. Deze vergelijking heeft op zichzelf vrijwel geen waarde. Bij het vergelijken van verschillende zoekprocessen of met collega’s kan deze vergelijking wel worden gebruikt om de efficiëntie te beoordelen. Ook in de volgende paragrafen wordt het gebruik van dit criterium beschreven.

Over het algemeen werken volledigheid en nauwkeurigheid in tegengestelde richtingen: naarmate de volledigheid verbetert, neemt de nauwkeurigheid af, en naarmate de nauwkeurigheid toeneemt, neemt de volledigheid af. Tijdens het zoeken zul je voor jezelf een keuze moeten maken over deze balans. Het grote probleem hierbij is dat je normaal gesproken niet de volledigheid van jouw zoekproces weet. Ervaring met zoeken helpt om deze balans beter in te schatten. Dit wordt ook duidelijk gemaakt in de volgende paragrafen.

Voor meer informatie over volledigheid en nauwkeurigheid, zie bijvoorbeeld wikipedia.

2.3 Relevante resultaten definiëren

Voordat je met zoeken begint, moet je een duidelijk beeld hebben van wat de relevante resultaten moeten zijn. De relevante resultaten worden bepaald door de vragen die in het onderzoek beantwoord moeten worden.

Voor een examiner bepalen de claims van de octrooiaanvraag hoe relevant de gezochte documenten zijn. Dit is een relatief duidelijk criterium om te gebruiken bij de selectie van de documenten. Als je onderzoek doet naar technische oplossingen is het criterium om documenten te selecteren minder duidelijk, omdat je vaak zoekt naar concepten of alle oplossingen voor een bepaald probleem. Wat in dit geval helpt, is het bepalen van een kenmerk of enkele kenmerken die in een document aanwezig moeten zijn om relevant te zijn. Hierdoor kan je snel mogelijke relevante documenten selecteren.

Een andere belangrijke reden om een duidelijke definitie van de relevante resultaten te hebben, is dat je hiermee kunt bepalen waar je niet naar moet zoeken. Als het mogelijk is om bepaalde technische gebieden of toepassingen uit te sluiten, zal dit het aantal documenten verminderen (en de nauwkeurigheid vergroten).

2.4 Een verzameling verwerken

Nadat je hebt gedefinieerd wat relevante resultaten zijn, kan je beginnen met het selecteren van de relevante documenten.

Vaak is het lastig om snel te bepalen of een document echt relevant is. Om dit te bepalen moet je normaal gesproken het document lezen. Te veel documenten lezen is niet mogelijk in een beperkte tijd. Daarom selecteer je in eerste instantie mogelijk relevante documenten uit een werkbare verzameling documenten (zie figuur 2). Je selecteert mogelijk relevante documenten door gebruik te maken van jouw criterium voor het selecteren van deze documenten zoals beschreven in de vorige paragraaf.

Bij deze eerste verwerking is het normaal gesproken niet nodig om de documenten te lezen. Vaak is het voldoende om de afbeeldingen te bekijken of de samenvatting (of eventueel ook een deel van de beschrijving) te lezen om te zien of een document wel of niet aan jouw criterium voldoet. Zo creëer je in de eerste verwerking een geselecteerde groep van mogelijk relevante documenten.

Wanneer de eerste verwerking is voltooid, is het tijd om de geselecteerde groep documenten nauwkeuriger te bekijken. Door de documenten te lezen, kunnen de echt relevante documenten worden gevonden (zie figuur 3). Deze documenten geven de antwoorden op de vragen van jouw onderzoek.

2.5 Verzameling selecteren

Het selecteren van een werkbare verzameling die alle relevante documenten bevat, is het belangrijkste onderdeel van een zoekopdracht. Dit is belangrijk omdat het een grote invloed heeft op de kwaliteit en de hoeveelheid werk (volledigheid en nauwkeurigheid). Zie figuur 4 om een indruk van het aantal documenten te krijgen.

In de vorige paragraaf is beschreven hoe je door de verzameling documenten werkt om uiteindelijk alleen de echt relevante documenten te selecteren. Dit is ‘slechts’ veel werk. Het selecteren van deze werkbare verzameling hoeft niet veel tijd te kosten, maar is wel het moeilijkste onderdeel van het zoeken naar informatie uit octrooien.

In de praktijk is het erg lastig om alle relevante documenten te selecteren (voor 100% volledigheid). Een werkbaar doel is daarom om zo dicht mogelijk bij 100% volledigheid te komen met een werkbare hoeveelheid documenten (hoge nauwkeurigheid). Dit deel geeft een introductie in de meest gebruikte methoden om dit doel te bereiken.

De huidige zoekmachines voor de octrooidatabanken beschikken over bepaalde functionaliteiten om een zoekopdracht uit te voeren. Deze mogelijkheden zullen in de volgende paragrafen worden toegelicht in relatie tot het bereiken van het doel om een werkbare verzameling met de relevante documenten te selecteren.

2.6 Wanneer klaar?

De vraag wanneer je moet stoppen met zoeken kan je beantwoorden als de volgende vraag beantwoord kan worden:

Heb je alle relevante documenten geselecteerd?

Deze vraag kan alleen met onzekerheid worden beantwoord. In de praktijk is het niet mogelijk om te controleren of je alle relevante documenten hebt geselecteerd (volledigheid = 100%). In plaats daarvan kunnen enkele indicaties worden gebruikt om de vraag te beantwoorden.

• Als je voldoende kennis hebt van de classificatie en technologie van een bepaald technisch vakgebied (vergelijkbaar met een examiner), kan je één of een beperkt aantal classificatiecodes selecteren met grote zekerheid dat de meeste relevante documenten worden geselecteerd. Het selecteren van een verzameling met deze classificatiecodes en het doorwerken van deze verzameling is dan voldoende voor het zoeken. Hierna kan de zoektocht worden gestopt. Deze methode is daarom het meest eenvoudig.
• De verzameling die je hebt geselecteerd, moet een aanzienlijk aantal relevante of nauw verwante documenten opleveren. Is dit niet het geval, dan heb je waarschijnlijk een verzameling geselecteerd zonder de relevante documenten (volledigheid is laag).
• Wanneer het verwerken van geciteerde en citerende documenten van de echt relevante documenten geen nieuwe relevante documenten of technische vakgebieden oplevert, dan is dit een indicatie dat de meeste relevante documenten zijn gevonden.

Als je tot de conclusie komt dat jouw zoekopdracht nog niet volledig genoeg is, moet er een nieuwe selectie worden gemaakt. Hiervoor kan de informatie uit de eerdere resultaten worden gebruikt. Er kunnen bijvoorbeeld nieuwe classificatiecodes van relevante documenten worden gebruikt.